Hoe krijgt u uw team mee met automatisering?

Projecten met actief verandermanagement zijn zes keer vaker succesvol dan projecten zonder (Prosci, Best Practices in Change Management). Weerstand tegen automatisering is niet het probleem, het is een signaal dat serieus genomen moet worden. De technologie is beschikbaar en de business case klopt, maar het team is nog terughoudend. Dat is een herkenbare situatie bij veel organisaties die willen automatiseren. Niet omdat medewerkers tegen verbetering zijn, maar omdat verandering onzekerheid met zich meebrengt. De vraag is hoe u ervoor zorgt dat uw team de verandering omarmt.

Waarom weerstand normaal is

Mensen die jarenlang op een bepaalde manier werken, hebben daar vertrouwen in opgebouwd. Uit onderzoek van Prosci blijkt dat projecten met goed verandermanagement zes keer vaker hun doelstellingen behalen dan projecten zonder (Prosci, Best Practices in Change Management). Ze weten hoe het werkt. Ze weten waar de uitzonderingen zitten. Ze hebben hun eigen werkwijze ontwikkeld. Wordt er dan aangekondigd dat het anders gaat, dan voelt dat niet als een verbetering, maar als kritiek op hoe zij het tot nu toe deden.

Dat is zelden de bedoeling, maar zo komt het wel over wanneer de communicatie tekortschiet. Weerstand is geen probleem om weg te nemen, maar een signaal om serieus te nemen.

Begin bij het probleem, niet bij de oplossing

De meeste weerstand ontstaat wanneer automatisering wordt gepresenteerd als iets dat van bovenaf wordt opgelegd. Een nieuw systeem, een nieuwe werkwijze, een nieuw proces. Zonder dat het team begrijpt waarom.

Het werkt beter om te beginnen bij een knelpunt dat iedereen al kent: het proces dat het team zelf al langer als belastend ervaart, de taak die weinig voldoening geeft, of de handeling die regelmatig tot fouten leidt. Wie daar begint, hoeft niet te overtuigen. Het team ziet de noodzaak zelf al.

Wat helpt om draagvlak te creëren

Draagvlak ontstaat niet door een presentatie of een e-mail. Het ontstaat door betrokkenheid en resultaat. Een aantal werkwijzen die in de praktijk effectief zijn:

• Betrek het team vanaf het begin. Vraag waar zij knelpunten ervaren. Laat hen meedenken over de oplossing
• Begin met één proces dat direct voelbaar resultaat oplevert. Dat creëert vertrouwen voor de volgende stap
• Wees eerlijk over wat er verandert en wat niet. Automatisering vervangt geen mensen, het neemt repetitieve taken over
• Geef het team de tijd om te wennen. Grote veranderingen in één keer werken zelden. Stap voor stap wel

Het resultaat spreekt voor zich

De ervaring leert dat de grootste sceptici vaak de grootste voorstanders worden zodra zij merken dat het werkt: wanneer de calculator ziet dat de materiaallijst in de helft van de tijd klaar is, wanneer de administratie niet meer hoeft na te bellen over werkbonnen en wanneer de planner één overzicht heeft in plaats van drie systemen. Dan is overtuigen niet meer nodig.

Bij Wave AI Solutions betrekken we het team altijd bij het proces. We bouwen oplossingen die aansluiten bij hoe medewerkers werken, niet die hun werkwijze omgooien. Omdat automatisering alleen werkt als de mensen die ermee werken erachter staan.