Van Exact Online naar de logistieke partner, automatisch

Perfect Foil produceert en levert folie, wereldwijd. De administratie draait in Exact Online, de opslag en verzending liggen bij een externe logistieke partner. Die partner werkt in een eigen systeem en haalt de goederenontvangsten en uitleveringen als bestanden op van een FTP-server. Zolang die twee werelden niet automatisch met elkaar praten, staat of valt de doorstroom bij handwerk.

De situatie

Er lag al een koppeling tussen Exact Online en de FTP-server van de logistieke partner, maar die moest vervangen worden. De vraag aan ons was dus niet “bouw iets nieuws erbij”, maar: neem een bestaande, dagelijks gebruikte schakel over zonder dat de keten erdoor stilvalt. Voor de logistieke partner moest alles identiek blijven: dezelfde mappen, dezelfde bestandsnamen, hetzelfde formaat, hetzelfde FTP-account.

Wat we bouwden

Een eigen koppeling op een eigen Europese server, met een eigen Exact-app die door de Exact App Store is goedgekeurd. De koppeling haalt de goederenontvangsten en uitleveringen rechtstreeks uit Exact Online op, zet ze om naar CSV-bestanden in het formaat dat de logistieke partner verwacht en plaatst ze op de FTP-server. Alleen de transacties van het afgesproken magazijn, zodat er niets doorgaat wat er niet hoort.

Onder water zit het detail dat het verschil maakt: een ontvangstbestand ontstaat op het moment van de goederenontvangst, met het werkelijke ontvangstnummer, de werkelijke datum en de batchnummers. Een uitlevering neemt het leveradres over uit de goederenlevering zelf, dus ook als dat afwijkt van de verkooporder. Dat soort keuzes bepaalt of de administratie en het magazijn hetzelfde beeld hebben.

Eerst meekijken, dan pas omschakelen

De nieuwe koppeling draaide eerst wekenlang mee zonder iets te versturen. Elke week legden we de bestanden die zij aanmaakte naast de bestanden van de bestaande automatisering, regel voor regel. Wat niet klopte, pasten we aan en daarna vergeleken we opnieuw. Pas toen alle bestanden identiek waren en Perfect Foil dat had bevestigd, is er omgeschakeld. Zo verandert er niets aan de kant van de logistieke partner en loopt de dagelijkse stroom nergens vast.

Wat het oplevert

Goederenontvangsten en uitleveringen komen automatisch uit Exact Online bij de logistieke partner terecht, in eigen beheer en op eigen infrastructuur. Geen afhankelijkheid meer van de oude schakel, geen handwerk ertussen, en bij een storing is duidelijk waar het misgaat. Voor wie iets soortgelijks overweegt: een gerichte koppeling is een prettige eerste stap. Klein genoeg om snel te bouwen, en groot genoeg om elke dag verschil te maken.